高度監管或高符合規定的產業與組織中,主管經常感到兩難,一方面要符合法規與制度,另一方面又要追求效率與成果。
主管培訓課程中主管培訓講師常聽到主管抱怨:規定這麼多,根本沒時間管人,但從主管管理的角度來看真正的問題往往不是規定太多而是規定沒有被轉成好用的管理方式。
主管培訓講師會先破除一個迷思:符合規定不是阻礙管理而是管理的底盤,當底線不清楚,現場只會選擇最保守或最混亂的做法反而當不可妥協的規範被說清楚,主管在允許範圍內的彈性空間會更大。
最常見的風險不是違規本身而是不知道哪些事情一定要照規定做,哪些事情可以彈性處理。
主管培訓講師會建議主管把複雜的規範轉換成簡單、好記、可執行的行為準則,例如:哪些行為一定不能做,哪些情況一定要回報,當規範被轉成現場語言,符合規定就不再只是文件要求而會變成工作習慣,這樣的轉換能大幅降低違規風險也能減少主管的即時介入。
同時主管也要避免把所有符合規定的責任,集中在自己身上,如果每一個判斷都要由主管確認,效率一定會被拖慢。
優秀的主管會建立清楚的判斷原則讓部屬知道什麼情況可以自行處理,什麼情況必須升級,這不但提升效率也是在培養組織的風險意識。
主管培訓講師也提醒主管:真正優質的符合規定管理不是天天提醒而是讓正確做法成為最省事的做法,當制度與流程設計到位,符合規定反而會變得輕鬆,主管也能同時守住風險與績效,守住底線反而更有彈性,這正是高度監管環境下最成熟也最實用的主管管理心法。
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