主管培訓現場只要談到制度，很多主管的第一反應往往是抗拒，因為過去的經驗告訴他們，制度一多，事情反而更多，填表、回報、確認樣樣來。
主管培訓講師在教育訓練中會先釐清一個關鍵觀念，制度本來就是為了減少管理成本而不是製造管理成本，如果制度讓人更忙通常不是制度太多而是制度沒有解決真正的問題，很多制度只是為了交代而存在，這類制度沒有幫助現場少犯錯、少來回、少確認，自然會被視為麻煩。
優秀的主管在建立制度前，會先問自己三個問題。
第一，這個制度要解決什麼重複發生的問題?
第二，如果沒有這個制度，主管與團隊各自付出什麼成本?
第三，這個制度是否能讓事情一次就對?
當制度無法回答這三個問題，多半只是形式上的存在而真正有價值的制度往往非常簡單卻能大幅減少溝通成本。
主管培訓講師常舉例說明，一張清楚的作業標準，可以省下無數次口頭說明，一個簡單的回報格式，可以避免反覆追問與誤解。
好制度的特徵是讓人感覺不到制度的存在，事情變順了，錯誤變少了，主管與團隊反而有更多時間處理真正重要的工作。
主管培訓講師特別強調制度不需要一開始就做到完美，與其花大量時間設計複雜規範不如先讓制度能用，當制度真的替大家省事，團隊自然會願意遵守，甚至主動要求更多標準化，這時制度不再是負擔而會成為組織運作的重要後盾，真正優秀的主管不是用制度管人而是用制度替人省力，當你能做到這一點，制度就會成為管理最可靠的支持系統。
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