主管培訓現場只要談到制度，很多主管的第一反應往往是抗拒，因為過去的經驗告訴他們，制度一多事情反而更多，填表、回報、確認樣樣來，最後變成主管與部屬的共同負擔。
主管培訓講師先釐清一個關鍵觀念，制度本來就是為了減少管理成本而不是製造管理成本，如果制度讓人更忙通常不是制度太多而是制度沒有解決真正的問題
，很多制度只是「為了交代而存在」。
這類制度沒有幫助現場少犯錯、少來回、少確認，自然會被視為麻煩。
優秀的主管在建立制度前通常會先問自己三個問題。
第一，這個制度要解決什麼重複發生的問題。
第二，如果沒有這個制度，主管與團隊各自付出了什麼隱性成本。
第三，這個制度是否能讓事情「一次就對」，當制度無法回答這三個問題，多半只是形式上的存在，而真正有價值的制度往往非常簡單卻能大幅減少溝通成本。
主管培訓講師常舉例說明一張清楚的作業標準，可以省下無數次口頭說明，一個簡單的回報格式，可以避免反覆追問與誤解。
好制度的特徵是讓人感覺不到制度的存在，事情變順了，錯誤變少了，主管與團隊反而有更多時間處理真正重要的工作。
主管培訓講師也特別強調制度不需要一開始就做到完美，與其花大量時間設計複雜規範不如先讓制度「能用」，當制度真的替大家省事，團隊自然會願意遵守，甚至主動要求更多標準化，這時制度不再是負擔而會成為支持組織運作的重要基礎，真正優秀的主管不是用制度管人而是用制度替人省力，當你能做到這一點，制度就不再是阻力而會成為管理最可靠的後盾。
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