很多企業在進行專案改善活動時都會指定專案負責人，專案負責人的任務就是讓專案可以如期、如質、如計畫的圓滿順利完成，專案負責人也會因應專案任務需求成立專案團隊以達成專案任務。 實際專案管理運作上常會發現很多專案虎頭蛇尾草草了之，或是原先的專案團隊成為一人專案小組，專案負責人從頭到尾包辦所有事項，忙得半死仍無法達成專案目標。
專案的辛苦就是專案組織為非正式、臨時的組織，專案成員每個人都有其原有的工作職掌，做專案只是讓他們覺得多增加一項工作負擔，又因為不列入績效評比中，因此會讓專案成員有多一事不如少一事的心態，抱持過且過的想法執行專案，專案成效不如預期可想而知。
專案負責人就需要想辦法讓專案團隊動起來，運用團隊力量完成專案任務，因此專案負責人只少需要做到下列幾點：
建立專案組織與權責： 專案組織除了專案負責人外還需依專案特性編列專案小組負責人與專案小組成員，有些事情需要跨部門溝通協調以及需要有人員可以幫忙、協助、指導，需要建立專案輔導員，專案輔導員建議由跨部門主管或高階主管教授，在建立專案組織後也必須明列專案組織權責，建立權責即是劃分責任，才不至於讓要執行的事項無人執行。
建立績效獎懲制度： 專案執行並不適自由發揮，讓有心的人多做，無心的人混水摸魚，對有心的人並不公平，建立績效獎懲制度的建立，督促大家需要照規定、依會議決議使命必達，只是績效建立需要考量合理性、有效性，避免績效制度引發反彈抱怨。
召開定期/不定期會議： 定期專案會議的用意讓專案團隊成員能夠有固定的時間進行專案進度報告檢討、專案需協助事項討論、專案衍生問題解決，讓專案可以定期會議做方向、方修正與掌控專案目標達成率，不定期專案會議發生重大異常或是調整時召開，讓專案可以即時因應現有變動狀況，使專案減少被影響程度。
相關專案會議召開也在將各專案小組的成果進行提報，讓專案小組有所壓力，也才能促進專案小組的團隊運作。 |
