主管時間管理課程中時間管理講師常遇到一種非常典型的狀況，許多主管每天行程滿檔，會議一場接一場，從早到晚都在處理事情卻仍然覺得事情永遠做不完。
更讓人感到疲累的是團隊中相同類型的問題反覆出現，昨天才處理過的狀況，過沒幾天又因為類似原因再次發生。
時間管理講師會提醒主管:這通常不是工作效率不夠也不是個人能力不足而是時間使用的層級出了問題。
許多主管在升任之後仍然用過去「優秀執行者」的方式在工作，凡事親力親為，看到問題就立刻介入，發現錯誤就馬上補救。
這樣的做法短期看起來很負責，也很有效率，但長期卻會讓主管的時間被大量消耗在重複性處理上。
當主管長期把時間花在處理細節與救火，真正需要被思考的事情，例如:方向、制度與人才，就會被一再往後擠。
時間管理講師常在課堂上提醒主管:一句話，你做得越多，團隊成長得越慢。
主管時間管理的核心不在於把事情全部做完而在於讓事情不要一直出錯，因為錯誤一旦減少時間自然會被釋放。
當錯誤發生的頻率下降，主管就不需要一直被打斷，也不必每天都處在救火狀態。
從時間管理的角度來看主管最有價值的時間應該被用在三類事情上，也就是方向決策、關鍵判斷與人才培育。
如果這三類事情沒有被妥善處理，組織就會用更多瑣事與臨時狀況，把主管的時間一點一點吃掉。
很多主管會覺得自己沒有時間建立制度，但實際上正是因為制度不清楚，才會一直沒有時間。
當流程模糊、標準不一致，所有問題最後都會回到主管身上，讓主管成為組織中最大的瓶頸。
真正有效的主管時間管理是把時間投資在讓事情「一次就對」而不是事後不斷補救。
例如:花時間建立清楚的作業流程，說明明確的判斷原則，讓部屬知道什麼情況可以自行決定，什麼情況一定要回報。
當決策邊界被說清楚，部屬會更有責任感，主管也不必事事插手，時間壓力自然會下降。
時間管理講師也會建議主管為自己的行程表設計防火牆，例如:固定保留深度思考與培育人才的時間而不是讓會議佔滿所有空檔。
如果主管永遠沒有時間思考，組織就只能不斷重複過去的問題而無法真正升級。
檢視自己是否已經成為組織瓶頸，有一個很實際的方法，那就是問自己如果下週請假三天，哪些事情會因此停擺。
那些會停擺的地方往往就是最需要被制度化或培養接班人的位置。
主管時間管理的最終成果不是你一天完成了多少事情而是團隊在你不在時，是否仍能依照既定標準穩定運作。
當你把時間從救火轉為建構系統，團隊少犯錯你的時間才會真正回到你手上，這才是主管時間管理最長期、也最有價值的投資。
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