當公司成立一段時間後會發現公司圖面、文件與表單增加許多，而且亂無章法，想找的資料找不到，那些資料該處理？新舊文件混淆不清，這時候企業就需要思考是否要增加一個文管人員或是找內部人員負責文件管理了，一般文管人員工作如下：

•  圖面 / 文件 / 表單建立作業管理

•  圖面 / 文件 / 表單發行作業管理

•  圖面 / 文件 / 表單更新作業管理

•  圖面 / 文件 / 表單發行作業管理

•  圖面 / 文件 / 表單審核跟催作業管理

•  圖面 / 文件 / 表單回收管理

•  圖面 / 文件 / 表單管理分類管制管理

•  外來文件接收、分類、歸檔、分發作業管理

•  影印文件管理作業

•  合約管理作業

•  圖書管理

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